ESR-hankkeseen osallistuvia henkilöitä koskevat tiedot 

Miksi sinusta kerätään henkilötietoja?

Euroopan sosiaalirahasto (ESR) rahoittaa EU:n jäsenmaissa lukuisia hankkeita, niin myös Suomessa. Kaikki hankkeet kuuluvat johonkin ohjelmaan – Suomessa ohjelman nimi on ”Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 Suomen rakennerahasto-ohjelma”. Hankkeisiin osallistuneista henkilöistä kerätään tietoja ja tässä selosteessa kerromme sinulle tietojen keräämisen syistä ja tavoista. Tietojen keräämisellä halutaan varmistua siitä, että hankkeiden toimenpiteet kohdentuvat juuri niihin henkilöryhmiin, joiden tilannetta hankkeilla pyritään parantamaan. Kunkin maan ESR-ohjelmille on lisäksi asetettu erityiset tavoitteet. Suomenkin komissiolta saama EU-rahoitus on osittain riippuvainen siitä, miten hyvin Suomi saavuttaa ohjelma-asiakirjassa asetetut tavoitteet.

 

 

Mitä tietoja sinusta kerätään ja miten?

ESR-asetuksessa on määritelty, mitä tietoja on kerättävä kaikista ESR-toimenpiteisiin osallistuneista henkilöistä. Näiden lisäksi osa kerättävistä tiedoista on EU:n komission hyväksymään Suomen kansalliseen rakennerahasto-ohjelmaan liittyviä tietoja.

 

Aloitusilmoituksella kerättävät tiedot

 

Kun aloitat ESR-rahoitteisessa hankkeessa, sinua pyydetään täyttämään aloitusilmoitus. Näiden tietojen perusteella saadaan kuva siitä, millainen on tilanteesi sillä hetkellä kun aloitat hankkeessa. Osa kysymyksistä on määritelty arkaluonteisiksi ja näiden kohdalla voit valita vastausvaihtoehdon ”En halua vastata”. Kaikkiin muihin kysymyksiin on vastattava, sillä mikäli sinusta ei saada kerätyksi kaikkia pakollisia tietoja, ei mitään muitakaan hankkeen ja ohjelman tuloksellisuuteen vaikuttavia tietoja voida sinusta tallentaa tietojärjestelmään. 

Lopetusilmoituksella kerättävät tiedot

 

Kun lopetat ESR-rahoitteisessa hankkeessa, sinua pyydetään täyttämään lopetusilmoitus. Siinä antamiesi tietojen perusteella ESR Henkilö -järjestelmä tarkistaa, onko tilanteessasi tapahtunut jokin muutos sinä aikana, jolloin olet ollut hankkeessa. Joissakin hanketyypeissä sinua pyydetään myös arvioimaan hankkeen onnistumista omasta näkökulmastasi.

Lomakkeiden allekirjoittaminen ja suostumuksen antaminen

 

Sinun tulee täyttää lomakkeet selkeästi, vastata kaikkiin esitettyihin kysymyksiin ja allekirjoittaa lomakkeet. Allekirjoittaessasi lomakkeet vakuutat perehtyneesi täyttöohjeeseen sekä annat samalla suostumuksesi tietojen luovuttamiseen ESR-hankkeiden seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten. Vastaukseksi ovat arvokkaita Jos et vastaa kaikkiin lomakkeilla esitettyihin kysymyksiin, tulee sinun kuitenkin allekirjoittaa lomake. Vain tällä tavalla voidaan osoittaa, että hankkeen toteuttaja on täyttänyt velvollisuutensa ja edes yrittänyt kerätä sinusta vaadittavat tiedot. Mikäli sinusta saadaan etunimi, sukunimi, syntymäpäivä ja sukupuoli, voidaan nämä tiedot tallentaa järjestelmään ja sinä näyt järjestelmässä aloittaneena henkilönä, vaikka muita seurantatietoja sinusta ei olekaan saatavilla. Tällöin näyttää kuitenkin siltä, että ohjelman rahoitusta kuluu, mutta asetettuja tavoitteita ei saavuteta. Koska sinulta kysytään arkaluonteisia tietoja, on lomakkeet merkitty salassa pidettävä -leimalla.

Mihin henkilötietosi tallennetaan ja kuka tietoja käyttää?

Tietojen keräämistä varten on ohjelman hallintoviranomainen eli työ- ja elinkeinoministeriö toteuttanut EU:n yleisasetuksen 3 mukaisesti ESR Henkilö -nimisen järjestelmän, josta on laadittu rekisteriseloste 4 . Suojaustasoon III kuuluvan asiakirjan käyttöoikeus voidaan antaa vain sille, jolla työtehtäviensä vuoksi on tarve saada tietoja asiakirjasta tai muutoin käsitellä sitä ja joka tuntee asiakirjojen käsittelyä koskevat velvoitteet. Henkilötietolaissa 5 ja Suomen perustuslaissa 6 sekä EU:n tietosuoja-asetuksessa on säädetty tietojesi suojaamisesta. Tämän vuoksisinua koskevien tietojen käyttäminen on rajoitettua myöskin viranomaistoiminnassa ja tarkasti valvottua. Kaikkia tietojasi käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Henkilötietolakia ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen rinnakkain kansallisen tietosuojalain voimaan tuloon asti.

 

Tarkempia tietoja EU:n tietosuoja-asetuksesta on saatavilla suomeksi osoitteesta http://www.privacy-regulation.eu/fi/index.htm sekä Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta. Hankkeen toteuttaja eli tuensaaja tallentaa tietosi aloitus- ja lopetusilmoituksista järjestelmään. Hankkeen toteuttaja on vastuussa ESR-hankkeen osallistujatietojen asianmukaisesta keräämisestä, käsittelystä, säilyttämisestä, tallentamisesta ja tietosuojaamisesta

Kaaviokuva tietojen käsittelystä (lähde)